Как эффективно использовать данные для принятия решений на совещаниях

1. Фон

В нашей повседневной работе мы проводим различные совещания, такие как еженедельные совещания, совещания по управлению ходом реализации проектов и т. д., и многие важные решения также принимаются на этих совещаниях. Чтобы принимать правильные решения, нам нужны данные, подкрепляющие суждения, а не полагаться только на эмпирику.

Суть BI Business Intelligence заключается в том, чтобы воплотить ценность принятия решений, обеспечить более глубокое понимание бизнеса на совещаниях и помочь компаниям в принятии лучших решений.

2. Типы встреч

Существует несколько типов общих встреч:

2.1 Крупномасштабные регулярные встречи в категории А

Менеджер Шен является директором по продажам Fractional, отвечает за управление продажами в регионах и проводит ежемесячные аналитические совещания с региональными менеджерами.

На заседаниях необходимо рассматривать важные показатели, поэтому нужен специальный совет по проведению заседаний.

Перед использованием FineBI	После использования FineBI
Предоставление данных для анализа специализированным информационным отделом* Общение отнимает много времени: студенты информационного отдела не понимают сути встреч и работы отдела продаж, поэтому студентам отдела продаж приходится объяснять студентам информационного отдела содержание, которое необходимо проанализировать, и часто возникают коммуникационные барьеры и дезинформация.	Студенты из отдела продаж сами анализируют его:* Не нужно общаться: порог использования FineBI невысок, и студенты, занимающиеся продажами и знакомые с бизнесом, могут быстро проанализировать данные самостоятельно. Во многих случаях экономия времени заключается в том, чтобы сделать это самостоятельно, без общения.
* Необходимость составления расписания: предъявление требований к студентам информационного факультета связано с составлением расписания их работы и риском несвоевременного завершения анализа.	* Никакого расписания: при самостоятельной работе не нужно подстраиваться под время однокурсников по информационному факультету, и нет риска переноса занятий.
* Сложность внесения изменений: данные, необходимые для встреч, часто меняются, и когда требуются изменения, их приходится запрашивать у информационной команды.	* Легко вносить изменения: студенты отдела продаж сами вносят изменения в приборную панель, а ежемесячные отчеты можно использовать повторно.
* Аномалии не могли быть обнаружены чувствительно: поскольку студенты из информационной команды не понимали конкретной ситуации в бизнесе, они не могли выявить аномалии в данных или своевременно обнаружить проблемы в бизнесе, связанные с аномалиями в данных.	* Своевременное обнаружение аномалий: студенты, занимающиеся продажами, сами создают дашборд, и если вы обнаружите аномалии благодаря знанию бизнеса, то сможете с пониманием отнестись к проблемам бизнеса, отображаемым в данных, которые можно дополнительно проанализировать с помощью FineBI.
	Другие преимущества:* Данные на хорошо выполненной панели могут обновляться в режиме реального времени. * Приборные панели можно просматривать на мобильных устройствах

2.2 Совещания малых групп категории В

Групповое собрание - пример регулярной еженедельной встречи, обычно для того, чтобы отчитаться о выполнении заданий за предыдущую неделю и составить планы на следующую.

• Регулярно выполняйте еженедельный объем работы, чтобы отчитаться
• В связи с ограничениями в содержании работы уменьшено количество базовых таблиц, связанных с содержанием работы, и больше анализов самопомощи, основанных на расширении базовых таблиц
• Созданные шаблоны используются не только для групповых совещаний, но и для повседневной работы руководителей групп/самоконтроля, например, напоминания о сроках возврата клиентов и т. д.

Менеджер Лю - операционный директор Fractional, а члены группы отвечают за разные виды бизнеса и должны еженедельно отчитываться о ходе и результатах своей работы.

Перед использованием FineBI	После использования FineBI
* Повторяющаяся работа: члены группы каждую неделю экспортируют свои данные из системы данных для построения графиков, что отнимает много времени.	* Нет необходимости повторять работу: однажды выполненная в приборной панели, она может использоваться постоянно, а данные в ней могут регулярно обновляться.
* Данные о еженедельных встречах разрозненны: часто анализ проводится то тут, то там, а когда вы пытаетесь найти его снова, то не можете.	* Консолидация данных еженедельных встреч: легко консолидировать, поскольку каждый член группы использует одну и ту же панель управления каждую неделю.
* Невозможность своевременного контроля: каждый раз мы можем только ждать еженедельного совещания, менеджер Лю может видеть работу членов команды только из отчета, и не может вовремя обнаружить проблему.	* Своевременный мониторинг: после интеграции менеджер Лю может в любое время щелкнуть на приборной панели, чтобы понять, как работают члены группы.
	Другие преимущества:* Созданные приборные панели могут автоматически отправляться менеджеру Лю и членам группы по расписанию, с регулярной еженедельной рассылкой, а данные приборной панели можно просматривать прямо в письмах.

2.3 Совещания по конкретным вопросам в категории C

• Встречи для анализа и обсуждения вопросов, которые в основном носят разовый характер, возникают внезапно и сосредоточены на коротком промежутке времени
• Исследовательский, из-за неуверенности в причинах проблемы
• Совместная работа нескольких команд, решение проблемы может включать в себя несколько команд, работающих вместе над ее решением.

Руководитель отдела продаж заметил в последнее время снижение количества клиентов, уменьшение числа покупателей и серьезную потерю клиентов, и хочет провести совещание в последние два дня, чтобы сосредоточиться на проблеме и принять соответствующие меры, оставив этот вопрос в руках небольшой компании по бизнесу.

Перед использованием FineBI	После использования FineBI
* Склонность к эмпиризму: трудности с анализом данных, что приводит к отсутствию комплексных отчетов по анализу данных и, как следствие, к принятию некачественных решений.	* Принятие решений с поддержкой данных: с помощью BI бизнес - пользователи могут анализировать данные и принимать решения после получения результатов.
* Реакция на данные несвоевременна: проблема возникает внезапно и требует анализа большого количества соответствующих данных, которые необходимо экспортировать из различных систем данных, а недостающие данные необходимо подавать в информационный отдел, который не может своевременно поддержать реакцию.	* Быстрое реагирование: после того как ИТ-специалисты организуют данные компании, пользователи могут искать нужные им данные непосредственно в FineBI и быстро получать к ним доступ.
* Исследование и анализ не сильны: проблема неопределенна и требует многоуровневого анализа и исследования, которые не могут быть поддержаны существующими инструментами.	* Поддержка множества исследовательских анализов: пользователи могут изучать анализы от поверхности до точки в FineBI с помощью различных функций (например, сверления, связывания и т. д.).
* Плохое непрерывное отслеживание: после совещания по определению проблемы, поставленных задач, необходимо продолжать следить за ходом работы. Excel или PPT необходимо регулярно обобщать, чтобы человек отчитывался, информация сильно запаздывает.	* Непрерывное отслеживание хода совещания: данные на панели динамически меняются, позволяя в реальном времени видеть эффект и ход выполнения задач после совещания.